Effizienter Arbeiten mit Online-Tools – so geht’s! Oft sind es ganz unscheinbare Probleme die unnötige Arbeitszeit kosten: Passwort für einen Webseiten-Zugang vergessen, kein passendes Bild für ein Facebook Posting, die Datei ist zu groß um mit E-Mail versandt zu werden, oder die Todo-Liste geht verloren. Die gute Nachricht ist: es gibt Abhilfe für diese Probleme!
Problem #1: Passwörter vergessen
LastPass ist ein webbasierter Passwortmanager. Das kostenlose Add-on für Safari, Internet Explorer, Firefox und Google Chrome, verschlüsselt und speichert alle eingegebenen Passwörter. Diese sind somit weltweit, sowie auch von der mobilen App abrufbar. Passwörter können auch an andere Personen versendet werden.
Problem #2: Dateien konvertieren, zusammenführen, verkleinern
Convertio ermöglicht es alle gängigen Formate zu konvertieren: von Word zu PDF zu PNG oder Powerpoint. Auf smallpdf.com kannst du zusätzlich PDFs verkleinern, mehrere PDFs zusammenführen, Seiten drehen, oder auch rauslöschen.
Problem #3: Große Dateien verschicken
Sollte eine Datei trotz Komprimierung noch immer nicht verschickt werden können, schafft WeTransfer Abhilfe. Wetransfer.com ist ein Filehosting-Dienst, über den du bis zu 2GB große Dateien kostenfrei und ohne Registrierung verschicken kannst. Einfach Datei hochladen, E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben und versenden.
Problem #4: Den Überblick bei Projekten behalten
Trello ist ein web-basiertes Projektmanagement-Tool. Dort kannst du Projekte mit anderen Mitarbeitern anlegen, To-dos vergeben, Dateien speichern, sowie Checklisten inklusive Terminkalender organisieren.
Problem #5: Bilder für ein Facebook Posting, die Webseite oder eine Präsentation finden
Auch für dieses Problem kennt das Internet eine Lösung: Lizenzfreie Fotodatenbanken. Auf Seiten wie Pexels, Pixabay oder TheStocks kannst du abertausende Fotos gratis downloaden und verwenden. Bei dem Großteil der Fotos ist kein Quellenverweis nötig. Bilder mit CC0-Lizenzen („Creative-Commons“) kannst du auch für Werbung verwenden.
Problem #6: Einen gemeinsamen Termin finden
Die Zeiten des ewigen hin-und-her-gemaile zur Terminfindung sind bereits längst vorbei – dank Tools wie Doodle. Auf dieser Webseite kannst du einfach eine Umfrage mit möglichen Terminen starten. Diese Umfrage wird per E-Mail versendet, jeder Teilnehmer trägt seine möglichen Termine ein. Du siehst bei welchem Datum die meisten Personen Zeit haben. Keine Registrierung notwendig.
Problem #7: Das gemeinsame Arbeiten an Dateien
Zu viele Köche verderben den Brei – das gilt auch für Word, Excel und Powerpoint. Wenn mehrere Personen an einer Datei arbeiten wird diese umgeschrieben, umformatiert und überspeichert. Oft findet sich dann niemand mehr zurecht. Deshalb bietet Google mit Cloudprogrammen wie Docs, Sheets und Slides die Möglichkeit, für mehrere Personen online an der selben Datei zu arbeiten. Die Funktionsweise ist beinahe ident zu den Microsoft Programmen. Der Vorteil liegt darin, dass alle Dateien online gespeichert werden. Dabei können mehrere Personen zeitgleich an einer Datei arbeiten und Änderungen einfach nachverfolgen.
Problem #8: Auf Instagram vom Desktop posten / Beiträge Planen
Im Creator Studio werden alle Tools die zum Posten, Verwalten, Monetarisierung und Messen von Content auf Facebook und Instagram vereint. Jeder Facebook Nutzer der eine Seite verwaltet kann auf das Creator Studio zugreifen. Das Creator Studio unterstützt Content-Ersteller bei der Planung ihrer Beiträge. Jeder Seitenbetreiber kann unter business.facebook.com/creatorstudio auf das Tool zugreifen. Im Menü kannst du jede deiner Seiten auswählen. Solltest du eine Seite nicht sehen, liegt das an den Rechten, die du für die jeweilige Seite hast
Details dazu findest du in unserem eigenen Blog-Beitrag zum Creator Studio:www.michaelreiter.net/das-creator-studio/
Problem #9: Ein Link ist zu lange / einen QR Code erstellen
Jeder kennt das Problem, man will bei einem Posting, auf einem Flyer etc. auf die eigene Webseite hinweisen und dann besteht der Link aus gefühlten 200 Zeichen. Mit QR Creator kann ganz einfach der Link verkürzt, und ein QR Code erstellt werden.
Problem #10: Ein gutes Facebook / Instagram Posting machen.
Sollte mal wieder not am Grafiker sein, so kann man mit Canva einfach ansprechende Postings für Social Media erstellen. Wie das geht siehst du in unserem Video:
Fazit
Viel Zeit und Nerven gehen verloren wenn man sich mit derartigen Problemen rumärgern muss. Dabei wäre die Lösung oft nur ein paar Mausklicks entfernt. Mehr erfährst du in unserem Workshop Effizienter Arbeiten mit Online-Tools.
Was sind deine TOP-Tools? Lass es uns in den Kommentaren wissen!